A SECRETÁRIA, CHEFE

A SECRETÁRIA, CHEFE

Por: Belarmino Van-Dúnem

O trabalho eficiente e eficaz da secretária é determinante para a organização e bom desempenho do Chefe. Mas não deixa de ser verdade que a função da secretária pode fazer do Chefe o mais enificiente dos decisores.
A teoria geral da Administração atribui à secretária as seguintes funções: a) Atender as pessoas que querem falar com o chefe e verificar se ele quer atender ou não. É um filtro das solicitações; o mesmo se passa com os telefonemas para o chefe; b) cuidar da agenda do chefe. Lembrá-lo dos compromissos e só agendar novos com a devida autorização; c) redigir os documentos (ofícios, memorandos) conforme as instruções dadas pelo chefe, encaminhar e receber documentos; d) dependendo do perfil do chefe, distribuir as ordens, marcar reuniões, cuidar do pagamento de contas e outras tarefas para auxiliar o trabalho do chefe etc.
Na actualidade poucas são as secretárias que estão em condições de executar as tarefas acima apresentadas por várias raszões. A pricipal prende-se com o facto do chefe escolher a secretária por ser alguem da sua confiança, independentimente da formação ou perfil e não são raros os casos em que a secretária vira chefe do chefe. Quando esses casos acontecem começa a verdadeira disfunção burocratica da empresa e/ou instituiçao.
A secretária faz questão de se presentar em conformidade com as novas tendencias da moda, seja a de Paris, Rio ou Lisboa, alias agora também temos “Luanda Fashion” o que importa é estar “In”. Caso alguem se dirija à instituição para tratar de assuntos do seu interesse e, em muitos casos, da própria instituição assiste uma autêntica passarela, cada funcionario procura exibir o seu bom estado de saude fisica, mental e, sobretudo, financeira, mas a secretária é a que mais se destaca.
Na era do cilicone e da tisagem todas apresentam-se conforme o imaginário de cada um. A saia travada-mini, o decote e o sapato salto completam o “look”. A preocupação exagerada com a apresentação ou impressão faz com que o trabalho fique secundarizado. O funcionário, chamado Dr., caso queira falar com o chefe, por solitação deste ou por necessidade tem que passar pelo filtro da secretária chefe que preoriza aqueles que lhe interessam sem passar cavaco ao próprio.
O Dr., que também procura aprumar-se, coloca a sua gravata que já pede alguma reforma como ele próprio, o nó idêntico ao que aprendeu no anos que esteve na dificuldade (dizia faculdade), os sapatos bem engraxados, mas algo cambaios, apesar de toda essa postura que dá dignidade à qualquer pessoa, passa o dia na sala de espera com a esperança de ser recebido pelo chefe.
O chefe quando aparece por estar ausente do seu gabinete porque nunca falta, seria desespeito fazer tal afirmação, também exibe uma boa aparência: a calça até ao umbigo com o respectivo casaco, camisa de marca a condizer com a gravata, os sapatos sempre novos com o bico levatado conforme a nova tendencia da Baixa do Chiando, bom relogio e para completar o look, mascotes (autênticas correntes de ouro), tudo escolhido pela secretária chefe, porque tambem faz parte das suas funções cuidar da boa aparência do chefe.
O chefe passa pela porta das trazeiras, assim não vê quem pretende contá-lo. O Dr. fica a espera, a secretária faz a apresentação da agenda para o dia. Mas o Dr. fica sempre na espectativa do tão ansiado encontro. Não são raras as vezes em que o chefe do chefe da chefe envia um dossier que o chefe não entende, como a deliberação é urgente, o chefe procura fazer a hermeneutica de toda a documentação e todos voltam para casa sem qualquer dicisão.
O chefe faz questão de dissertar sobre tudo e tem sempre um ditado ou citação na ponta da lingua, como por exemplo: já dizia o velho Kant “só sei que nada sei”!? e exeplica o significado “esse é o principio para não saber nada porque na verdade aquele que sabe que não sabe passa muito tempo a ler e perde a oportunidade de agir”. Isso também leu algures numa pagina do livro que a secretária fez questão de colocar na parteleira que fica no gabinete por ter uma espessura consideravel.
A secretária chefe tem mais condições que o Dr. usufrui de relacionamente previlegiado e determina quem é a fovor e quem deve colaborar com o chefe directamente. Mas também é capaz de descobrir os detratores do chefe aos quais o acesso fica complentamente vedado.
As funções ficam sem qualquer directiva, a instituição funciona à meio gaz e com um clique de pessoas escolhidas pela secretária para auxiliarem o chefe. Este, por sua vez, não faz questão de procurar uma comunicação vertical, fica sem saber o que se passa ao seu redor porque informa-se apenas pela secretária e/ou pelo “disse me disse”.
No caso de se estar perante uma secretária chefe, o melhor é procurar outro meio para resolução do seu problema sob pena de apanhar um AVC.

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